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财务软件如何填制记账凭证?

添加时间:2016-5-23 9:45:47 点击量:

会计凭证分原始凭证和记账凭证两类。记账凭证软件是介于原始凭证与账簿之间的中间环节,是登记明细分类账户和总分类账户的。记账凭证是记录经济业务,提供记账依据的;是明确经济责任,强化内部控制的; 是监督经济活动、控制经济运行的。

  记账凭证必须具备记账凭证的名称及收款凭证、付款凭证、转账凭证。收支业务不多的单位,也可以使用通用记账凭证(即不分收、付、转的记账凭证);凭证编号;经济业务所涉及的会计科目包括一级科目及其所属名称金额;所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、出纳人员、记账人员、会计主管人员签章。

  记账凭证的填制要求:

  一、日期的填写

  现金收付款记账凭证的日期以办理收付现金的日期填写;银行付款业务的记账凭证, 一般以财会部门开出银行付款单据的日期或承付的日期填写;银行收款业务的记账凭证, 一般按财会部门收到的银行进账单或银行受理回执的戳记日期填写;当实际收到的进账单的日期与银行印戳日期相隔较长,或次月收到上月的银行收、付款凭证,以财会部门实际办理转账业务的日期填列;对属于月终结转的业务,应按当月最后一天的日期填列。

  二、摘要的填写

  记账凭证中的摘要,是对某项经济业务的摘要说明,也是会计人员从账面和记账凭证上了解经济业务内容的途径,尤其在当今网络化迅速发展和日益成熟的条件下,更显现出摘要的重要性。因此,会计人员必须认真、规范地填写凭证摘要。

  1、"摘要"填写中的常见问题

  (1)内容填写不完整,文字表达过于简单。

  摘要应该包括该项经济业务的行为主体、实施对象,业务发生的时间、地点及原因。如有些记账凭证摘要"园长室X X借款"、"收捐资助园款"、"发2003年加班费"等,都属于内容填写不完整的摘要,借什么款、收单位的还是收个人的捐资款、具体什么加班费等信息从会计账面上就反映不出来,若需要了解,还必须去翻具体的原始凭证。对此, 以上前两条摘要应该填写为"园长室X X借出差款","收X X单位捐资助园款"等。后一条记账凭证摘要则是缺乏对经济业务的概括,如果该笔加班费是对2003年职工假期的加班费,那么就应该填写为"兑付2003年职工假期加班费",从而与该年正常发生的加班费有所区别。

  (2)同一事项,前后反映不一致

  例如,时而填写"提备用金",时而填写"会计室提备用金";又如,单位在2003年 2月5日和2月19日两天有多个记账凭证摘要,反映的都是发奖金,但想要了解到底是发给哪一部分人、什么时候的什么奖金就不太清楚了。若需要具体了解,则必须详细查阅相关原始凭证。

  2、任何填写"摘要"

  (1)深入了解经济业务。

  作为会计核算,了解和熟悉核算对象是做好会计工作的前提。要填好记账凭证摘要, 正确、规范地反映经济业务本质,就必须对每一项经济业务深入了解。有些经济业务看起来简单,但要认真分析起来,都有一定的相关方面,因而会形成较为复杂的经济往来, 因此,需要仔细分析。

  (2)提高文字概括能力。

  填写记账凭证摘要,看似一个简单的工作,但从中可反映出会计人员的文字概括能力。对于摘要文字的多少,应该根据实际需要来决定。在有些摘要描述中,文字可多, 尽量细化,而在有些摘要描述中,文字可少,尽量简化。

  (3)注意关键词的使用与组配。

  根据会计电算化的发展、财务软件功能的增强和逐步完善,会计信息的实时反映与查询检索将更加快捷与方便,这就需要利用摘要文字中的关键词。对于每一记账凭证, 摘要应包括的要素可以根据经济业务的性质,突出重点。有些则需要进行关键词的组配, 如对于收到银行存款利息,摘要可表述为"收交行一季度存款利息"。

  总之,填写的摘要,一要真实准确,其内容要与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符;对经济业务内容要准确概括;对涉及收付款项的记账凭证摘要,要注明对方单位名称;对涉及应收应付等债权债务的业务,应注明对方单位。二要考虑到明细账的需要,对不同经济业务和不同性质的会计科目,其摘要填写内容的繁简也应有所侧重, 以利于会计信息的方便利用。

  三、会计科目的填写

  会计人员必须按照财政部门制定或审定的会计制度,设置和使用会计科目。不得任意改变会计制度规定的会计科目名称、编号、核算内容和对应关系。正确使用会计科目,首先必须搞清每个科目的含义,特别是二级、三级明细科目的含义。对涉及应收应付等债权债务的业务,要把对方单位填列为二级科目来核算。使得制作凭证起来有的放矢, 也使得会计核算正确。

  在制作凭证时应填写会计科目全称或者填列会计科目全称和编号,不得简写或只填列会计科目的编号不写名称。需填列二级、三级明细科目的,应在"明细科目"栏填写明细科目的名称。

  四、会计分录的填制

  不同类型的经济业务不得填制在一张记账凭证中,也不得对同类经济业务采取大汇总的办法填制记账凭证。

  根据记账法原则:采用填制"一借多贷"或"一贷多借"的会计分录;对一笔经济业务内容特别复杂涉及两个以上借方和贷方科目的(每月发放工资),不采用汇总记账凭证核算程序的单位,也可填制"多借多贷"的会计分录;但不得填制"有借无贷"或"有贷无借"的会计分录。

  五、记账凭证附件张数的计算

  记账凭证一般应附有原始凭证,并注明其张数。记账凭证附件张数的计算方法有两种:一种是按构成记账凭证金额的原始凭证计算张数;另一种以所附原始凭证的自然张数为准,即凡是与记账凭证中经济业务内容有关的每一张附件,都应作为记账凭证的附件,有一张算一张。

  当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时,可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,在摘要栏注明"本凭证附件附在××记账凭证后面"的字样。

  六、其他

  (1)记账凭证金额与原始凭证的金额必须相符。

  (2)记账凭证的编号。

  (3)记账凭证上规定有关人员的签名或盖章,应全部签盖齐全,以明确责任。

  当今随着财务工作普遍使用计算机,以及财务软件功能的不断完善。使得当每张凭证录入完后就会自动生存记账凭证金额、记账凭证的编号和制单等人签名。

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